El "Síndrome del Reemplazo": Cómo evitar que tu clínica colapse cuando tu personal se va de vacaciones
Es la segunda quincena de enero. Tu secretaria de confianza (esa que se sabe los códigos de memoria y conoce a todos los pacientes) está en la playa disfrutando unas merecidas vacaciones.
En su lugar, hay una persona nueva. Un reemplazo temporal o alguien de otro sector cubriendo el hueco.
El teléfono suena. Hay tres pacientes esperando. Y de repente, escuchás la frase que congela la sangre de cualquier director médico:
“Perdón, ¿cómo se hacía para cargar un paciente de OSDE?”
En ese momento, tenés dos opciones:
- Salís del consultorio, interrumpís tu trabajo y te ponés a explicar (por quinta vez) el proceso.
- Tenés un sistema que le enseña solo.
El costo oculto de la "Capacitación Artesanal"
La mayoría de las clínicas dependen del "Conocimiento Tribal": la información está en la cabeza de los empleados, no en la empresa. Cuando el empleado se va (aunque sea 15 días), la clínica se traba.
Para que este verano no pierdas facturación ni paz mental, te propongo aplicar el Protocolo de Inducción Digital de 3 Pasos usando las herramientas de GDC.
1. Seguridad: No prestes las llaves de tu casa
El error número uno en los reemplazos es compartir la contraseña. "Usá mi usuario mientras no estoy".
Error grave. Si el suplente comete un error (borra un turno, anula una caja), va a figurar a nombre de tu secretaria titular. Perdés la trazabilidad.
La Solución: Creale un usuario propio al reemplazo en 1 minuto. Dale permisos limitados (solo Agenda, no Facturación). Cuando termine el reemplazo, lo das de baja. Es limpio y seguro.
2. Educación: El "Profesor Automático"
No gastes saliva explicando dónde está el botón de "Reservar".
GDC tiene la Academia Integrada.
Cuando el nuevo personal se siente en la computadora, decile esto:
> "Si tenés una duda, mirá el video que está al lado del botón".
-
¿No sabe dar turnos?
-
¿No sabe cobrar?
-
¿No sabe cargar un paciente?
Los videos duran 60 segundos. Es más rápido que preguntarte a vos, y el aprendizaje queda fijado.
3. Operación: La Central de WhatsApp (Tu salvavidas)
El reemplazo suele ser más lento tipeando o hablando por teléfono. Si tiene que confirmar la agenda de mañana llamando uno por uno, no llega.
La Solución: Activale las Plantillas de WhatsApp en GDC.
En lugar de escribir, solo tiene que hacer clic en "Enviar Recordatorio". El mensaje sale perfecto, sin faltas de ortografía y con los datos correctos, sin importar quién esté sentado en la recepción.
Conclusión
Las vacaciones de tu equipo son sagradas. Tu tranquilidad también.
Un buen sistema de gestión no es solo el que factura; es el que permite que la clínica siga funcionando en "Piloto Automático", cambien los jugadores o no.
Este enero, dejá que GDC capacite a tu equipo. Vos ocupate de dirigir.
¿Tu sistema actual depende de que estés encima?
Conocé la Academia GDC y descubrí cómo estandarizar la atención de tu clínica para siempre.
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