El Cuello de Botella de las 9 AM: 3 estrategias para reducir el tiempo de admisión a la mitad (sin contratar más personal)
Son las 9:05 de la mañana. Abrís la puerta de la sala de espera y ya hay 10 personas haciendo fila. El teléfono no para de sonar. Tu recepcionista tipea frenéticamente, pero la fila no avanza.
Sentís la tensión en el aire. Los pacientes miran el reloj, bufan y empiezan a impacientarse.
Este fenómeno se llama "El Embudo de la Mañana". Y es el momento más crítico del día.
Si el proceso de admisión se traba al inicio, arrastrás esa demora durante toda la jornada. El médico atiende tarde, el paciente sale tarde y la clínica cierra tarde.
Muchos directores creen que la solución es poner a otra persona en el mostrador. Pero contratar más personal para solucionar un problema de eficiencia es como comprar un balde más grande para sacar agua de un bote agujereado.
El problema no es la gente. Es el proceso.
En GDC, cronometramos miles de admisiones. Descubrimos que aplicando estas 3 estrategias digitales, podés bajar el tiempo de ingreso de 4 minutos a 90 segundos por paciente.
1. La Búsqueda Predictiva (Dejá de pedir el apellido)
Parece un detalle menor, pero tipeár "Gómez, María Alejandra", preguntar "¿Con S o con Z?", buscar en la lista y seleccionar... lleva 40 segundos.
Multiplicalo por 50 pacientes. Son 33 minutos perdidos solo buscando nombres.
La Estrategia GDC: Búsqueda por DNI o Predictiva.
Instruí a tu equipo para pedir el DNI primero. Al tipear los primeros números, el sistema te trae al paciente único con su historial, su obra social y su saldo deudor en pantalla.
- Ahorro: 30 segundos por paciente.
2. La Validación Automática (El fin del papelito)
El segundo gran freno es la Obra Social.
"¿Qué plan tenés? A ver el carnet... Esperá que busco en la carpeta cuánto sale el coseguro de OSDE 210..."
Esa búsqueda manual de precios en planillas de papel o Excel es la muerte de la agilidad.
La Estrategia GDC: Nomencladores Pre-cargados.
Si hiciste la tarea de actualizar tus planes (como hablamos la semana pasada), cuando seleccionás al paciente, el sistema ya sabe qué obra social tiene y automáticamente le asigna el valor de la consulta. La recepcionista solo hace clic en "Confirmar".
- Ahorro: 2 minutos por paciente.
3. El Llamado Visual (Silenciá el grito)
Una vez que el paciente se registró, viene el tercer cuello de botella: Llamarlo.
La secretaria se levanta, grita "¡Pérez!", nadie escucha, vuelve a gritar, sale el médico a buscarlo...
Es ruido, es desprolijo y corta el ritmo de trabajo de la recepción.
La Estrategia GDC: El Llamador de TV.
El médico hace click en "Atender". La TV en la pared hace el trabajo sucio: Ding-dong. Juan Pérez -> Consultorio 4.
El flujo es continuo. La secretaria no deja de tipear.
- Ahorro: 1 minuto de distracción por paciente.
Conclusión: Velocidad es Calidad de Atención
Si lográs bajar el tiempo de admisión de 5 minutos a 2 minutos, acabás de duplicar la capacidad operativa de tu recepción sin contratar a nadie.
Marzo se viene con todo. No dejes que la fila te gane.
Ajustá estos 3 procesos hoy y transformá tu cuello de botella en una autopista.
¿Querés ver qué tan rápido es el buscador de GDC?
Mirá el video de "Recepción Ágil" en nuestra Academia y cronometrá cuánto tardás en dar de alta un turno.
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